Aujourd’hui, la gestion des relations des acteurs de la sphère publique s’exerce dans un contexte marqué par l’augmentation croissante des besoins de communication et par la multiplication exponentielle des sollicitations des acteurs de la vie publique. Elle impose de connaître les usages consacrés et d’être aussi à la fois efficaces et réactifs dans ces domaines qui exigent polyvalence et précision.

 

Les services qui doivent mener régulièrement des campagnes d’invitation aux événements officiels ou culturels le savent bien. L’une des premières difficultés réside traditionnellement dans les différentes solutions utilisées à chaque étape :

– celle du fichier (ou des fichiers), souvent complexe ou limitée et ne permettant pas de gérer les doublons, les homonymes et les multi-mandats et la finesse des formules protocolaires.

– celle de la création des invitations et de la gestion des réponses, pas toujours adaptées aux spécificités des relations que la collectivités entretient avec chacun : élus, entreprises, associations, citoyens et institutions

– celle du planning et du reporting parfois plus chronophage que facilitatrice.

 

En centralisant toutes les fonctionnalités dans un outil ergonomique, partageables par plusieurs équipes, le doublon ne sera plus une fatalité et la simplicité plus une option.  Les fonctionnalités permettront de gérer la campagne d’invitation de A à Z, de la pertinence de la sélection à la réalisation de l’invitation personnalisée, de l’envoi en ligne au suivi des inscrits et des relances, du planning à la gestion du budget. C’est un véritable levier d’efficacité et de qualité avec des retombées positives sur les événements comme sur l’image des services qui les organisent.

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